LA GESTIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO:
1. Las compras y Aprovisionamiento en las Empresas
4. Impacto de las compras en la empresa
5. Flujos de información y material
6. Organización Interna
7. El proceso de Logística integral
8. El concepto y la importancia del “lead time”
9. Necesidad y Niveles de la planificación de Compras
10. Planificación de compras a largo plazo
11. Presupuesto Anual de la empresa
12. Plan de Compras del ejercicio contable
13. Necesidades a corto plazo
14. Horizontes de planificación y revisiones
15. Estacionalidad de la demanda
1. LAS COMPRAS EN LAS EMPRESAS:
Las compras son básicas para el progreso de toda la empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones que realizan.
Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:
- Precio
- Calidad
- Cantidad
- Condiciones de entrega
- Condiciones de pago
- Servicio postventa
1.1 Definición de Compras y Aprovisionamiento dentro una empresa:
■ Comprar:
- “Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero”.
- “Adquisición, del latín adquisiti-onis, acción de adquirir”. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición.
- Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno”.
Asimismo, “las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”.
■ Aprovisionar:
Aprovisionar es “abastecer o adquirir lo necesario” y comprar también significa “adquirir un bien”, pero existen diferencias entre ellas:
1.2 El departamento de compras:
■ El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados.
■ El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.
■ Para ello se tiene en cuenta:
* Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
* Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
* Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
* Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.
■ Con una buena gestión de compras la empresa obtiene beneficios debido a la reducción de costes.
■ Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.
1.3 La gestión de compras:
La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios y buscar proveedores.
■ Sus funciones son:
- Analizar las tendencias del mercado.
- Estudiar y medir los envíos de los proveedores: cumplimiento en calidad y cantidad
- Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
- Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.
■ Sus objetivos son:
- Buscar proveedores competitivos.
- Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
- Conseguir la mejor relación calidad-precio.
- Conseguir suministros a tiempo, y en lugar preciso
- Mantener los inventarios al mínimo.
- Conseguir materiales estándar comparando y armonizando las especificaciones de los clientes con las características del mercado de proveedores
- Colaborar con las demás áreas de la empresa.
1.4 El departamento de aprovisionamiento:
■ El departamento de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende:
- la planificación y la Gestión de las compras,
- el almacenaje de los productos,
- Proponer mejoras y soluciones para optimizar los flujos, el condicionamiento, las condiciones pactadas con los proveedores, procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.
■ Las funciones de la gestión de aprovisionamiento son:
- Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
- Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.
- Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.
■ Los objetivos del aprovisionamiento son:
- Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros: MRP
- Minimizar la inversión en inventarios.
- Establecer un sistema de información eficiente. - Cooperar con el departamento de compras.
1.5 Las necesidades de aprovisionamiento:
La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de la organización del almacén, de la producción y de la demanda.
■ Situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén son:
- Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos, para no quedarse desprovisto.
- Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante.
- Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular o estacional.
- Cuando los centros de producción están muy alejados de los puntos de consumo, para no encarecer los costes.
- Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de los clientes.
■ También existen muchas razones en contra del almacenaje:
- Fuertes inversiones en edificios e instalaciones.
- La mercancía almacenada ocupa espacio y genera costes.
- La mercancía envejece y sufre obsolescencia, etc.
- Cuando la empresa no puede evitar almacenar, trata de minimizar los costes.
